FAQ (FREQUENTLY ASKED QUESTIONS)

Sezione che raggruppa domande frequenti sul prodotto AssociazioneInCloud con le relative risposte. Verranno pubblicate progressivamente le domande poste con maggior frequenza ed interesse da parte dell’utenza.

Se non trovi risposta ai tuoi dubbi, non esitare a contattarci compilando il form di RICHIESTA INFORMAZIONI.

Sono una piccola associazione, il software fa al caso mio?

AssociazioneInCloud consente di gestire anche le più piccole associazioni e cresce insieme a loro. Garantisce alla piccola struttura associativa che vuole gestire solo il tesseramento o che fa poche registrazioni contabili all’anno, di partire con una configurazione entry level ad un prezzo ridotto.

Sono un’associazione con diverse sedi sparse nel territorio. AssociazioneInCloud riesce a sostenere la mia struttura?

AssociazioneInCloud, piattaforma nata per gestire reti di associazioni, consente a quelle strutture con più sedi, anche sparse su tutto il territorio nazionale, di mettersi in rete.

Permettendo personalizzazioni, sia di inserimento di funzioni specifiche legate all’organizzazione interna dell’associazione che dal punto di vista grafico. Consente pertanto ad ogni associazione di media/grande dimensione di rispondere a pieno alle proprie esigenze.

Come mi aiuta AssociazioneInCloud nella gestione della contabilità?

AssociazioneInCloud, con le maschere guidate, permette anche agli utenti meno esperti di contabilità, di inserire le registrazioni di ordinaria amministrazione semplicemente compilando i campi richiesti nelle varie maschere.

Le maschere di inserimento dati sono strutturate appositamente con campi già filtrati a seconda dell’operazione che si sta effettuando.

Devo inserire ogni anno i dati di un socio per tesserarlo?

La piattaforma contiene l’anagrafica dei soci con indicati i dati anagrafici di ciascuno, che verrà inserita una sola volta all’interno del programma e verrà richiamata di anno in anno per andare a tesserare un nuovo socio.

Sarà quindi possibile avere uno storico dei tesseramenti socio per socio.

Attualmente uso un file excel per avere un elenco dei miei soci. Devo inserirlo da zero nel sistema?

Non sarà necessario inserire manualmente le anagrafiche dei soci.

A richiesta vi invieremo un file traccia con indicazione di come strutturarlo e provvederemo ad inoltrare le anagrafiche all’atto dell’attivazione della struttura.

Posso gestire le rendicontazioni dei progetti?

La piattaforma permette di registrare la contabilità ordinaria ed al salvataggio di queste registrazioni, di ripartirle per centri di costo preventivamente creati. A necessità quindi sarà possibile interrogare lo stato dei centri di costo in un certo periodo di tempo per individuarne i costi e ricavi specifici.

Posso eseguire una riclassificazione del bilancio d’esercizio?

AssociazioneInCloud permette di stampare i bilanci definitivi secondo uno schema di riclassificazione.

Sarà sufficiente farci pervenire lo schema da caricare; quindi l’associazione collegherà nello schema i propri conti.

Terminata tale operazione sarà possibile lanciare la stampa riclassificata secondo lo schema richiesto.

E' possibile gestire attività (corsi) a cui partecipano i soci?

AssociazioneInCloud permette di creare delle attività alle quali sarà possibile iscrivere i soci percependo o meno una quota d’iscrizione.

Potrò quindi, proprio come per i centri di costo, riferire alle attività costi e ricavi registrati in contabilità ordinaria.

Sarà poi possibile generare la stampa del registro soci iscritti all’attività; un prospetto con l’evidenza delle quote di iscrizione versate ed un riepilogo economico dell’attività stessa.

Il registro dei soci viene gestito in automatico?

Il registro dei soci viene compilato automaticamente man mano che vengono tesserati i soci inseriti in anagrafica.

AssociazioneInCloud permette inoltre di stampare il registro dei soci volontari una volta che questi saranno definiti.

Entrambi i registri sono predisposti per essere vidimati.

Come funziona la contabilità in partita doppia su AssociazioneInCloud?

Attraverso le maschere guidate è possibile eseguire scritture contabili che rispecchiano le normali operazioni ordinarie effettuate da una qualsiasi associazione, in cui vengono visualizzati e resi selezionabili soltanto i conti che possono essere movimentati per quel tipo di registrazione:

  • registrare il ricevimento e il pagamento (anche parziale) di una fattura ricevuta, a cui segue una griglia contenente il partitario delle fatture ricevute per ogni esercizio;
  • registrare la rilevazione di altri debiti e il loro relativo pagamento (non derivanti però da fattura);
  • registrare costi generici diretti e costi relativi ai volontari specificando il volontario;
  • registrare il credito dovuto a fronte di convenzioni accordate e l’effettivo incasso (anche parziale) dell’importo dovuto, a cui segue una griglia contente il partitario delle convenzioni in atto per ogni esercizio;
  • registrare altri tipi di credito ed il relativo incasso (non dovuti però a convenzioni);
  • registrare incassi generici diretti;
  • registrare giroconti tra cassa e banca.

Con AssociazioneInCloud é possibile eseguire operazioni contabili straordinarie?

AssociazioneInCloud è pronto a qualsiasi tipo di operazione contabile non contemplata tra le maschere guidate. E’ possibile infatti registrare una qualsiasi movimentazione attraverso le maschere di inserimento libere, inserendo qualsiasi conto sia in DARE che in AVERE senza alcun limite, tranne ovviamente quello di quadratura dell’operazione.

Posso monitorare periodicamente la situazione della mia contabilità?

Il modulo di contabilità prevede la possibilità di eseguire diversi tipi di stampe per tenere monitorata la propria contabilità periodicamente:

  • è possibile stampare una registrazione contabile di prima nota nel dettaglio, visualizzando tutti i dati inseriti al momento della registrazione;
  • è possibile eseguire una stampa di movimentazione di un singolo codice conto in tutte le registrazioni di prima nota nel periodo indicato;
  • è possibile eseguire la stampa di tutte le righe di prima nota inserite nel periodo indicato;
  • è possibile eseguire bilanci di verifica contabile standard e contrapposto (fino ad esercizio non chiuso).

Posso gestire i Centri di Costo?

Il modulo di contabilità prevede anche la possibilità di creare, modificare, disattivare centri di costo e successivamente ripartire le registrazioni di contabilità ordinaria nei centri di costo abilitati. I centri di costo possono essere creati coinvolgendo più strutture tra loro collegate(*), andando a modificare in qualsiasi momento il numero stesso delle strutture che possono operare in ogni singolo centro di costo, viene dato loro un periodo di validità facoltativo e, se quest’ultimo è indicato, vi è la possibilità di fare in modo che AssociazioneInCloud nasconda automaticamente il centro di costo a tutte le strutture una volta superata la sua scadenza. E’ possibile inoltre stampare una rendicontazione del centro di costo, struttura per struttura sul quale lo stesso è stato coinvolto (**).

(*) Ovviamente soltanto gli utenti che avranno possibilità di accedere alle pagine di creazione dei centri di costo potranno gestire le strutture sulle quali lo stesso sarà visibile.

(**) La funzione di stampa multipla è presente soltanto per gli utenti abilitati a gestire più strutture.

Come funziona la gestione delle anagrafiche?

AssociazioneInCloud sfrutta il codice fiscale di ogni persona fisica.

Sia attraverso la pagina di controllo che durante il salvataggio, la piattaforma verifica che il codice fiscale (che viene calcolato automaticamente in base ai dati inseriti) non sia già presente tra le anagrafiche; ciò per evitare anagrafiche soci duplicate, consentire l’elaborazione dello storico dei tesseramenti di un socio nel corso degli anni; produrre i registri dell’associazione e per eventuali altre necessità che potrebbero verificarsi sfruttando le potenzialità dell’applicativo.

E' possibile gestire anche i tesseramenti futuri, oltre a quelli attuali o passati?

Certamente! All’interno della maschera dello storico dei tesseramenti del socio è possibile eseguire la stampa di un duplicato di una tessera, eventualmente ristampare i dati di un tesseramento sul prestampato ufficiale oppure ancora stampare una ricevuta di pagamento di una tessera.